Wat te doen als je team moe is en jij ook?
Waar de eerste Corona lockdown de meeste teams in een actie stand bracht, voelen veel teams nu “corona moeheid”, “beeldscherm allergie” en “deadline-jeuk”. De wekelijkse online borrels worden met steeds minder enthousiasme bezocht, datzelfde wandelrondje komt je je neus uit. Sporten is lastiger en gaat met minder geestdrift. Dit heeft ook zijn weerslag op het werk en de samenwerking. We zijn er moe van! Zelf teams en organisaties die goed draaien en misschien wel beter sinds Corona.
De veel geziene actiestand uit de eerste Lockdown kwam voort uit een psychologische impuls als een reactie op een gevaar. Gevoed door adrenaline voel je je hyper alert, wakker. Doelen werden super actueel, teams maakten razendsnelle overgangen naar online werken. We waren er voor elkaar! Teams hadden een duidelijk doel, iets op te lossen, waarde toe te voegen voor de klant, collega of maatschappij. Dit geeft een warm, energiek en verbonden gevoel. Tegelijkertijd is dit een overlevingsrespons: toen passend. Ondanks dat ie ons veel gebracht heeft, breekt die ons ook op. Er is geen echte ontspanning en vrije energie. NB: een andere automatische impuls – naast alertheid en “ervoor gaan”- is er een van willen verdwijnen. Lees hierover meer in deze blog van ons
Inmiddels voelt het anders: je bent moe en je team ook. Hoe geef je leiding aan je team in deze volgende fase? In haar artikel in Harvard Business Review beschrijft Merete Wendell- Wellsborg[1] drie focuspunten: 1. Verschil zien tussen urgentie en belangrijk en aandacht hebben voor die laatste; 2. Zowel compassie tonen als containment bieden; 3. Focus op energie. In deze blog beschrijven we deze inzichten vanuit een TopTeamWerk systeemblik.
Volgens Merette vraagt deze tweede Golf geen overlevingsmechanisme, maar psychologische veerkracht. Diepere emotionele patronen van ‘coping’. Oplossingen, geleerd in onze vroege relaties, komen naar boven. En lokken dito interactiepatronen uit. We kunnen gaan herkennen hoe we onszelf – hoe begrijpelijk ook- bezorgd en onrustig maken. Vaak veel subtieler zijn we telkens iets aan het oplossen en houden we een onbestemd gevoel, er klopt iets niet. Een tweede veel voorkomende reactie is telkens in verontwaardiging terecht komen, oordelen naar de ander of jezelf. Onbedoeld en vaak ongewild zie je jezelf telkens mopperen op je kinderen, je partner, collega’s of jezelf. We verliezen hier onze behoeften uit het oog. We missen echt contact met dat wat onder deze verontwaardiging en oordelen naar onszelf of de ander leeft. Als het veroordelen van onszelf langer duurt, worden we zelfs meer en meer somber, moe en leeg. Het vraagt om herstel van verbinding met het nu. Met de realisatie dat het nu niet is zoals je wilt of nodig hebt. Om ruimte te maken voor het verdriet, de wanhoop en/of het verlangen, allerlei gevoelens die ons mens maken. Dus bij de huidige werkelijkheid wakker worden.
Vanuit die – authentieke plek- kun je weer in contact zijn met jezelf en de ander. En is er de mogelijkheid de beschikbare energie die je wel hebt in te zetten voor jezelf, je gezin, je werk, je collega’s. Naast dit in jezelf als leider herkennen en erkennen hieronder een aantal handreikingen voor je dagelijkse werk.
Het verschil kennen tussen urgentie en belangrijk
Herken je altijd druk zijn, rennen, gehaast, telkens tijd te kort komen om alles te bespreken in een vergadering. Vergaderingen die steevast uitlopen, waardoor je telkens te laat start of binnenkomt bij de volgende. Een onbestemd gevoel, je bent de hele dag druk bezig, met wat!? Merete beschrijft in haar artikel dat het opvallend is hoe we – met z’n allen in een organisatie – de echte issues die voor ons liggen en de lastigste uitdagingen vermijden of rationaliseren. Komt later wel, nu eerst…dit wat nu aandacht vraagt. Een natuurlijke reactie op crisis: we worden er kortzichtig van, duwen alles opzij wat niet urgent is. Ad-hoc-sturing en aandacht voor “oplossen en fixen” zijn patronen die ook los van deze Corona periode bestaan. Tijd om te vertragen en onderzoeken moet het vaak ontgelden ten opzichte van de snellere “fix-impuls” en verklaringen vanuit het bestaande. Terwijl juist nu het van belang is, om als team te vertragen en opnieuw te onderzoeken: wat wordt belangrijk voor de langere termijn? Waar willen we ons aan verbinden? Waar voelen we echt belang bij, voor onze klanten of diensten die we leveren. Welke lange termijn kansen ontstaan? Wat zeggen we vaak niet, maar voelen we allemaal aan als belangrijke onderwerpen. Maak tijd hiervoor! Want die zal niet vanzelf ontstaan gezien bovenstaande hardnekkige overlevingspatronen.
Tip: Vraag jezelf af wat is urgent en wat is echt belangrijk? Kijk in je agenda en verschuif, zeg af, maak ruimte voor jezelf en dit belangrijke gesprek. Sta eens stil bij bovenstaande vragen. Vraag in de bila’s met je mensen naar hun expertise: wat voelt nu echt belangrijk? Even los van alle urgente zaken. En breng dit samen in je team, in een teamgesprek met ruimte voor eerst echt elkaar horen, onderzoeken en stel de oplossingen nog even uit.
Balanceren tussen Compassie en Containment
Deze tijd vraagt zowel compassie als containment, beschrijft Merette. Compassie gaat over erkennen dat in deze fase van de crisis mensen zich eenzaam kunnen voelen, boos, depressief, angstig zijn voor hun gezondheid, baan, gezin. Dat mensen zich overvraagd kunnen voelen door de eentonigheid en gebrek aan afwisseling, of juist de werkdruk, het thuisonderwijs etc. Je hebt dit serieus te nemen en oog te hebben voor elkaars welzijn. We hebben meer behoefte aan warmte, contact, ontspanning, plezier. Dit los je niet op met rationalisaties als, het kan nog veel erger, kijk ook naar de positieve kanten, of kom op wees blij dat je nog – vul maar in. Dit vraagt een gesprek over emoties, echt luisteren en aansluiten bij elkaar, herkennen dat je niet de enige bent met die gevoelens. Dat je je gevoel kunt uiten, zonder dat er gelijk een advies of oplossing volgt, maar dat de ander met jou in het ongemak komt staan. Durven zeggen met elkaar “ik weet het (even) niet”. En ondanks dat dit alles nu even zo is, weten dat je gewaardeerd wordt als mens, dat je goed genoeg bent en je plek hebt in het team.
Belangrijke kanttekening is, dat deze compassie gebalanceerd moet zijn met containment. Met (be)grenzen, realistische doelen en verwachtingen over de gewenste resultaten die je wilt behalen (zie hierboven: wat is belangrijk?). Elkaar ook helpen om los te komen van chagrijn en zelfmedelijden. Sterker nog, te veel compassie zonder containment leidt tot medewerkers en teams die afglijden in aangeleerde hulpeloosheid. Waarbij eigenaarschap en invloed geëxternaliseerd wordt. De uitdaging is er voor elkaar te zijn, zonder de ander te willen ‘redden’ of ‘fixen’.
Tip: Wij gebruiken hier het ‘aansluit gesprek’ voor. Ieder brengt zijn ervaring in vanuit zichzelf én teamleden sluiten op overeenkomsten aan. Op die manier ga je zien dat jouw ervaring gedeeld wordt door meerdere collega’s (subgroepen). De begrenzing zit in het vertragen van het gesprek en ruimte maken voor onderzoeken i.p.v. snel naar een verklaring of oplossing gaan. Daarnaast coachen we – via een aansluit gesprek – op een aantal natuurlijke patronen van reageren op verschillen, projectie en redden via bijv. het stellen van vragen. Teams merken dat ze hiermee meer in contact komen met elkaar en verbinding ervaren wanneer ze dit doen. En dit creëert weer containment en draagkracht voor het team.
Focus op energie
De grootste uitdaging volgens Merete is om energie te houden voor jezelf als leider en in je team. Hoe doe je dit online-en op afstand? Zeker nu de adrenaline afgenomen is, de doelen niet meer zo eenduidig zijn en “we gaan er samen voor” niet meer werkt.
Energie lijkt vaak een gegeven. Iets passiefs dat er is of niet is. Een vergadering zonder energie wordt vaak verklaard door omgevingsfactoren. “Te veel agendapunten, online werkt niet omdat…”- noem het maar: er was te veel dit of te weinig dat. Of door “falend leiderschap of voorzitterschap”, wat een interessante overtuiging is. Aangezien, naar ons idee, je toch echt met z’n allen erbij bent en niet alleen de voorzitter.
Nieuwsgierig zijn naar de eigen energie en dit serieus nemen als signaal is vaak nieuw voor teams. Bedenk je eens. Soms kom je vol energie een vergadering in en verlaat je ‘m zonder. Maar andersom gebeurt ook! Dat een vergadering je inspireert, en energie geeft. Dus… waar gaat de energie heen als die (opeens) weg is? Een kleine voorzet. Vaak vallen we een vergadering binnen, vanuit de vorige, nog even koffie pakken, belletje, mailtje. Wanneer de voorzitter begint te kuchen of praten, even appje afmaken en ja we starten. Nogal chaotisch dus… Energie is dan letterlijk overal en nergens ;).
Tip: start eens met een check-in met als doel je energie naar nu brengen, naar het doel waarvoor we bij elkaar komen. Zorg dat je als leider kunt benoemen wat het doel op dit moment is, en checkt bij de groep of iedereen hier met aandacht voor hetzelfde doel. Neem daarna een moment om te landen, in jezelf en met elkaar. Er zijn vele vormen om dit te doen. Wij doen dit vaak via een centreer oefening, waarbij je contact maakt met je adem en lichaam. Zweverig? Welnee! Wennen of onwennig, ja vast. Maar dat went vanzelf 😉 Uit steeds meer onderzoek blijkt dat even bewust ademhalen bewezen effect heeft op je zenuwstelsel. Bewuste ademhaling heeft invloed op je hartslag en daarmee ook op je oude breindelen, deze ‘ontspannen’ hierdoor. Met als effect meer beschikking over je cognitieve brein – je logisch denkvermogen. Wie wil dat nou niet?
Meer weten? Je hierin verder verdiepen en aan den lijve ervaren? Wij starten 17 mei weer met onze open leergang TopTeams! Bel of mail ons om te sparren wat jou dat kan brengen.
Bron: Harvard Bussiness Review: How to lead when your team is Exhausted- and you are too, Merette Wendell- Wellsborg, dec. 2020.