Heldere doelen en rollen

Heldere doelen en rollen voorkomt “gedoe” in de onderstroom

Loop in gedachten eens je werkdag door, waarschijnlijk heb je diverse overleggen op de agenda en heb je tussendoor op de gang, of bij het koffieapparaat, verschillende collega’s kort gesproken. Elk moment van een werkdag kom je in diverse omgevingen met allerlei rollen, met specifieke doelen voor die situatie.

Bijvoorbeeld:

Een greep uit de dag een manager: ’s ochtends heeft ze sector-MT, daarna 2 bila’s met haar afdelingshoofden, ze luncht met een ICT leverancier,  en ‘s middags is er een strategie bijeenkomst met alle sectormanagers. De avond is gevuld met een informeel maar belangrijk gesprek met een klant.

In elke omgeving heeft ze een andere rol, van voorzitter, leidinggevende, teamlid en opdrachtnemer. En elke omgeving heeft een (ander) doel, al dan niet expliciet gemaakt.

Uit ervaring weten wij: een overleg wordt voor iedereen effectiever wanneer je bewust en expliciet maakt wat het doel is. Zelf kun je dan ook bewust je rol kiezen voor dat overleg.

Zo heb je een kompas om steeds functioneel je gedrag te bepalen dat past bij het doel. Dat noemen we vanuit een systeemblik de ‘bovenstroom’: heldere doelen en rollen.

Wanneer we niet helder zijn over de doelen van een overleg en onze rollen, worden we makkelijker en sneller beïnvloed door de onderstroom in het team of overleg. Helderheid in de bovenstroom beïnvloedt dus direct de ‘onderstroom’.

Hoe helder is het (vergaderdoel) van jouw komende vergadering?